Von Capex zu Opex: Firmenhandys mieten mit „Buy and lease back“

Von Alexander Ziegler am 12.12.2018
Alexander Ziegler
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Bei Anschaffung und Verwaltung von Firmensmartphones schlummern mit einem „Capex-to-Opex“-Shift in vielen Unternehmen beträchtliche Einsparpotenziale. Tatsächlich ist es nicht immer opportun, dass Firmen ihre mobilen Endgeräte kaufen – in vielen Szenarien ist es deutlich sinnvoller, die Handys zu mieten.


Capex to Opex: „Kein Mensch kauft heute mehr Firmenwagen“

Bei Fahrzeugen sind Mietmodelle oder Leasing bereits eine Selbstverständlichkeit: Die meisten Unternehmen leasen heute ihren Fuhrpark; zudem steigt der Anteil von Langzeitmieten und anderen Mietmodellen bei Firmenwagen stetig. Kaufen wollen nur noch die wenigsten Unternehmer. Das hat gute Gründe, wie etwa die Senkung der Investitionskosten (engl. capital expenditure = „Capex“) – welche vollständig auch auf die Anschaffung und Bereitstellung von Smartphones zutreffen. Für viele Unternehmen macht es Sinn, diese Kosten zu den Betriebskosten (engl. operational expenditure = „Opex“) zu verlagern.

Wenn Sie eine Übersicht über die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorteile eines Mietmodells möchten, empfehle ich Ihnen, das Memo der Berliner Wirtschaftsprüfer HPTP herunterzuladen.


Alexander Ziegler - everphone CFO“Kein Unternehmen kauft heute mehr einen Firmenwagen. Warum also sollten Firmen ihre Smartphones kaufen?”

Alexander Ziegler, CFO everphone GmbH


 

Smartphone-Mietmodell: So funktioniert’s

Im Prinzip funktioniert eine Smartphone-Miete wie jede andere Miete: Der Vermieter stellt für einen bestimmten Nutzungszeitraum dem Mieter ein Smartphone zur Verfügung. Laufzeiten sind aber nicht – wie bei einem vom Mobilfunkanbieter über den Tarif subventionierten Mietkauf üblich – Mietdauern von 24 Monaten. Bei einem Mietmodell können die Vertragslaufzeiten viel flexibler gestaltet werden. Aufgrund der rasanten technischen Fortschritte bei Smartphones, Tablets, aber auch bei Laptops und Notebooks sind längere Laufzeiten sowieso nicht empfehlenswert.

Buy and lease back - Firmenhandys mietenSmartphones werden in Zeiten Mobilen Arbeitens immer wichtiger in Unternehmen. Es lohnt sich, verschiedene Anschaffungs- und Ausgabemodelle durchzurechnen

 

Mit „Capex to Opex“ hohe Anschaffungskosten vermeiden

Der größte Vorteil liegt auf der Hand: Unternehmen vermeiden durch das Firmenhandy-Mietmodell zunächst die Anschaffungskosten. Bei den Android-Flaggschiff-Modellen von Huawei, Samsung oder auch Blackberry liegt man dabei schnell im hohen dreistelligen Bereich, bei aktuellen Apple-Smartphones wie einem iPhone XS werden je nach Ausstattung sogar bis zu 1.649 Euro fällig. Wenn wir von hunderten Geschäftsgeräten – oder gar tausenden – sprechen, häufen sich hier beachtliche Summen an.


Je nach Anzahl der Firmenhandys kann es für die Liquidität des Unternehmens also bereits einen spürbaren Unterschied ausmachen, ob die Geräte gekauft (= Capex) oder gemietet (= Opex) werden. Für Unternehmen, die die Kapitalbindung im Anlagevermögen reduzieren wollen, kann „Buy and lease back“ deshalb eine durchaus interessante Option darstellen.

 

Liquidität erhöhen, Bilanzierung anpassen

Denn: Will man Mitarbeiter im großen Stil – im Enterprise-Bereich sind das wie erwähnt schnell hunderte oder gar tausende Geräte – mit Smartphones ausstatten, sorgt die entsprechende Bilanz in der Geschäftsführung oft für Kopfschütteln und im Finanzwesen für Schnappatmung: Wer soll das bezahlen?


Auch außerhalb von Großkonzernen, etwa in KMU, Bildungseinrichtungen, Stiftungen, Stadtverwaltungen etc., sind die Anschaffungskosten der immer teurer werdenden Smartphones eine echte Hürde. Wenn dann noch günstigere Hardware-Anbieter aufgrund mangelnder oder zweifelhafter Sicherheitsstandards in die Negativschlagzeiten geraten, wie zuletzt etwa mit Spionagevorwürfen beim chinesischen Hersteller Huawei, greift man dann doch lieber zu Geräten der beiden Smartphone-Platzhirsche Apple und Samsung.

 

Hier sind die Infrastrukturen zwar bereits ausgereift und proofed. Das allerdings kostet eben auch mehr. Einige typische Reaktionen aus Management und Geschäftsführung sind dann:

  1. Das ganze Projekt Firmensmartphone wird verschoben.

  2. Das Projekt wird so abgewandelt, dass nur noch bestimmte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überhaupt ein Geschäftshandy erhalten, zum Beispiel im Vertrieb und im Management. Das sorgt natürlich immer bei ein paar anderen Kollegen für Unmut.

  3. Mitarbeiter bekommen nur ein eingeschränktes Portfolio angeboten oder gar ein bestimmtes Handy von oben „übergeholfen“. Dann müssen sie sich zähneknirschend mit einem Einsteigermodell durch den beruflichen Alltag schlagen.

 

Firmenhandys Flottenmanagement

Firmenhandys zu verwalten hat nicht nur technische und datenschutzrechtliche Aspekte, sondern auch finanzielle

 

Geschäftshandys von Capex zu Opex schieben: mieten statt kaufen

Dabei können Firmensmartphones und -tablets genauso gut gemietet werden. Kaufen oder mieten macht dabei nicht nur einen Unterschied bei der Bonität, sondern auch bei der Bilanzierung. Stichwort ist hier: Capex-to-Opex-Shift, das meint die Verlagerung von Investitionskosten zu den Betriebskosten, was steuerlich beachtliche Vorteile bedeuten kann. Lesen Sie dazu das Memo der Berliner Wirtschaftsprüfer HPTP.

 

Wenn Sie hierzu Fragen haben, sprechen wir sehr gerne mit Ihnen.
Vereinbaren Sie einfach hier einen unverbindlichen Termin mit einem everphone-Berater.

 

„Buy and lease back“: Bestehende Smartphone-Flotten verkaufen und zurückmieten

Die Vorteile eines Mietmodells auszuschöpfen und den Nutzern der Geräte gleichzeitig viel höhere Flexibilität anzubieten, was Kündigungen und Upgrades der Hardware angeht, ist die Philosophie von everphone.

Wir kaufen deswegen Unternehmen bestehende Smartphone-Flotten ab und vermieten sie sodann zurück. Dieses Vorgehen nennen wir „Buy and lease back“.

Das ist zunächst ein Geschäft rein auf dem Papier. Firmen können dadurch aber sofort ihre Liquidität erhöhen und die Bilanzierung anpassen – und gelangen gleichzeitig in den Genuss der everphone-Services, wie zum Beispiel einem 24-Stunden-Austausch für defekte Geräte.

Mitarbeiter können im Rahmen des Mietmodells innerhalb einer vorgegebenen Auswahl die Firmentelefone upgraden oder wechseln. Dieses Vergabemodell nennt sich „Choose Your Own Device (CYOD)“. Es bietet den Mitarbeitern schon beim Onboarding einen starken Bezugspunkt zum Unternehmen („Employer Branding“) und ganz nebenbei die Möglichkeit, sich auch für hochwertige Smartphones aus dem Premium-Segment zu entscheiden.

Per Mitarbeiterzuzahlung können sich Angestellte auch bei den Mietkosten für Premium-Mobilgerät beteiligen – dadurch behält das Unternehmen die volle Kostenkontrolle und wird nicht über einen vorher festgelegten Betrag hinaus belastet. Da ein Diensthandy nicht als geldwerter Vorteil gilt, muss es übrigens nicht versteuert werden. Praktisch für den Angestellten sind zudem Varianten mit Bruttogehaltsverzicht: So geht vom Nettolohn noch einmal weniger ab.

 

Firmenhandys mieten - Mitarbeiterzuzahlungen Beispiel

Mitarbeiter und Unternehmen können sich – wie in diesem Rechenbeispiel – den monatlichen Mietpreis für die Firmenhandys teilen

 

So sparen Unternehmen mit CYOD, Mitarbeiterzuzahlungen und Gehaltsumwandlung

Unserer Erfahrung nach geben Mitarbeiter gerne ein paar Euro (vom Brutto, wohlgemerkt) dazu, wenn sie dafür zum Beispiel anstelle eines iPhone 8 ein brandaktuelles iPhone XS in einer speicherstarken Konfiguration haben können. Für das Gerät müssten die Angestellten ja ansonsten eben weit über tausend Euro bezahlen – und zwar von ihrem Nettolohn.

Smartphone Mietmodell Geschäftshandys

iPhone XS oder iPhone SE? Das macht nicht nur für die Produktivität der Mitarbeiter einen Unterschied


Handy-Mietmodell entlastet IT und Verwaltung

Neben den Mitarbeitern selbst haben wie erwähnt auch Finances und HR-Abteilung Grund zur Freude. Der wahrscheinlich größte Nutznießer der Firmenhandy-Miete ist aber wahrscheinlich die IT-Abteilung.

Hier gibt es mit einer cleveren Lösung wie der von everphone eine dauerhafte und spürbare Entlastung, sowohl was die Geräteverwaltung bei den Geschäftshandys anbelangt, als auch, was Aufwände beim Mobile Device Management angeht. Sicherheitsthemen sowie Datenschutz im Rahmen der DSGVO (lesen Sie hierzu auch: Bayern prescht mit Datenschutzkontrollen vor) werden ebenso mit abgedeckt.

 

Volle Kostenkontrolle dank gemieteter Firmenhandys

Die monatlichen Fixkosten bei der Handymiete sind für Unternehmen gut kalkulierbar.

Mit dem Mietmodell werden (im Falle von Bruttogehaltsverzicht seitens des Mitarbeiters) auch die Mitarbeiterkosten reduziert. Im Mietmodell sinken zudem durch den Gehaltsverzicht auch die Sozialversicherungsbeiträge. Das ist zwar pro Gerät nicht viel, aber ein kleines Sahnehäubchen obendrauf.


„Buy and lease back“ ist eine Win-win-Situation

Insgesamt ist der Umstieg auf ein Mietmodell bei Geschäftshandys und -tablets eine echte Win-win-Situation: Einerseits steigen Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität der Angestellten, andererseits müssen die Unternehmen aber nicht mehr Geld ausgeben.

Im Gegenteil: Bezieht man die Betriebskosten für Einkauf, Einrichtung und Verwaltung der mobilen Endgeräte seitens Office Management, Procurement und IT-Abteilung mit in die Bilanz ein, können Unternehmen sogar bis zu 30 Prozent der Smartphone-Kosten durch das Mietmodell sparen.

 


Den Aufwand für die Verwaltung der Smartphone-Flotte sollte man nicht unterschätzen


Mietgeräte schonen Geldbeutel und Umwelt

Ist die Laufzeit eines Geräts zu Ende oder wird das Gerät aus einem anderen Grund zurückgegeben, wird es im everphone-Repairshop wieder aufbereitet („Refurbishing“) und weiterverkauft. Aufgrund der guten Preisstabilität hochwertiger Smartphones können wir hier unsere Marge machen.

Und zum Schluss profitiert sogar noch die Umwelt von den längeren, sprich: umweltverträglicheren Nutzungsdauern der Geräte, Stichwort: Kreislaufwirtschaft oder Circular Economy. Auch nicht schlecht für Social Responsibility und Sustainability Reports. Und eben die Umwelt.


Was meinen Sie – klingt das nicht interessant?
Ich freue mich auf Ihren Kommentar.

 

everphone Steuern sparen mit Firmenhandys

 

Themen: Buy and lease back, Firmenhandy-Mietmodell

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everphone unterstützt Unternehmen bei der intelligenten Verwaltung von Firmenhandys. Unsere Themen: Datensicherheit, Usability, Enterprise Mobility, Employer Branding, Mobile Device Management und Mobiles Arbeiten.

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