Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen: Stadt Erkelenz (Case Study)

von Robert Nagel, am 24.9.2020

Die Digitalisierung stellt auch Organisationen der öffentlichen Verwaltung vor große Herausforderungen. Unsere Fallstudie zeigt, wie die Stadtverwaltung Erkelenz mit dem Mietmodell von everphone flächendeckend mobile Endgeräte für ihre Mitarbeitenden bereitstellt.

Rathaus Stadt Erkelenz Spray Filter-1

Stadtverwaltung im digitalen Wandel

Erkelenz ist mit ca. 46.000 Einwohnern die größte Stadt im Kreis Heinsberg (Nordrhein-Westfalen). Die Verwaltung der Stadt Erkelenz ist in drei Dezernate mit den jeweils dazugehörigen Ämtern gegliedert. Die Zahl der Mitarbeitenden in der städtischen Kernverwaltung beträgt ca. 300, insgesamt sind ca. 500 MitarbeiterInnen und Mitarbeiter bei der Stadt Erkelenz tätig.

COVID-19-Pandemie

Der Kreis Heinsberg war bereits zu Beginn von der COVID-19-Pandemie in Deutschland stark betroffen. Dies führte in der Verwaltung binnen kürzester Zeit zu einer strategischen Neuausrichtung hin zum Mobilen Arbeiten.

Vor diesem Hintergrund wurde die flexible Ausstattung der Verwaltungsangestellten mit mobilen Endgeräten immer wichtiger – denn Smartphones und Tablets lassen sich als Arbeitsmittel auch von zuhause und unterwegs einsetzen.

Mobile Endgeräte: mieten statt kaufen

Der herkömmliche Gerätekauf wurde den sich immer schneller verändernden Anforderungen an die Stadtverwaltung nicht mehr gerecht. Daher galt es nach einer alternativen und flexiblen Lösung für Mobilgeräte zu suchen und mögliche Synergien zu prüfen. Dabei wurde man auf das Mietmodell von everphone aufmerksam.

Erfahren Sie alles über die Umstellung auf das Mietmodell und die Übernahme der  vorhandenen Bestandsgeräte in unserer Case-Study (kostenloser PDF-Download).  Klicken Sie dazu hier. 

MDM bereits an Bord

Klare Vorteile durch das Mietmodell seien neben der bedarfsgerechten Flexibilität vor allem die bereits im Mietpreis inkludierte Mobile-Device-Management-Software (MDM) bei everphone, berichtet Dominik Dornhardt, der als IT-Verantwortlicher in der Stadtverwaltung mit der Realisierung des Projekts betraut war.

„Wir haben einfach gegenübergestellt: Was kostet uns ein bestimmtes Smartphone inklusive einer Geräteversicherung bei einer Nutzungsdauer von zwei Jahren? Die Kosten waren vergleichbar, aber ausschlaggebend war das kostenfreie MDM.”

 

Mietrückkauf von Bestandsgeräten

Die Übernahme der bereits bestehenden Ausstattung mit mobilen Endgeräten wurde durch einen sogenannten Mietrückkauf geregelt („Buy and rent back“). Dabei kauft everphone die Bestandsgeräte auf und vermietet sie – nun mit den vollen Serviceleistungen des Mietmodells ausgestattet – zurück. 

Modernisierung und Integration der Smartphone-Flotte

Da zu den Service-Leistungen auch eine Option zum Geräte-Upgrade gehört, kann die Stadtverwaltung sukzessive und während des laufenden Betriebs die Modernisierung ihrer Geräteflotte projektieren.

Ganz nebenbei profitiert die Verwaltung auch noch durch die Zentralisierung der Software-Verteilung – ein angenehmer Nebeneffekt des Mobile Device Managements. So kann die IT den Roll-out von Produktivitäs-Apps und anderer Software leichter kontrollieren und steuern, so Dornhardt: 

„everphone bietet dabei die passende Lösung, weil die Geräteverwaltung eine zentrale Softwareverteilung auf den Endgeräten enorm erleichtert.“

Smart Devices: Kostenkontrolle

Im Mietmodell hat die Stadt Erkelenz die vollständige Kostenkontrolle für ihre mobilen Endgeräte. Das Haushaltsbudget kann bedarfsgerecht verteilt werden. Es werden keine ungenutzten Geräte mehr vorgehalten. Scheidet ein Mitarbeiter aus, ist die Mietzeit beendet, das Gerät wird an everphone zurückgegeben oder der ausscheidende Mitarbeiter hat die Möglichkeit, das Smartphone zu erwerben. Erfahren Sie mehr zur Umstellung auf das everphone-Mietmodell in der Case Study. Klicken Sie dazu auf untenstehenden Banner.

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