Digitalisierung von Non-Desk-Mitarbeitern: So helfen Mobilgeräte

von Robert Nagel, am 28.6.2021

Viele Unternehmen tun sich mit der Digitalisierung ihrer Belegschaft nach wie vor schwer. Besonders KMU wissen entweder nicht genau, wie sie den Digitalisierungsgrad ihrer „Non-Desk“-Mitarbeiter erhöhen sollen oder sehen hierzu schlicht keinen Bedarf. Dabei können schon überschaubare Maßnahmen eine enorme Win-win-Wirkung erzielen. Mobile Endgeräte helfen dabei – wir zeigen Ihnen, wie. 

Digitalisierung von Non-Desk-Mitarbeitern

Mobilgeräte machen auch Non-Desk-Mitarbeiter digital

In zahlreichen kleinen und mittelständischen Unternehmen treffen wir auf folgende Mobilstrategie: Führungsebene, Management, Vertrieb und einige handverlesene Mitarbeiter werden mit Smartphones und Tablets ausgestattet. Gerne mit den teuren, man will ja nicht kleinlich sein. Der Rest der Belegschaft geht hingegen leer aus. 

Begründet wird dies meist mit den operativen Anforderungen. Klar, Geschäftsführer und Sales Reps müssen telefonieren können, auch mobil. Und ja, Mitarbeiter*innen, die in Fertigung und Produktion am Fließband stehen oder im Einzelhandel an der Kasse sitzen („Non-Desk“-Bereiche), kommen im Job auch ohne Firmenhandy aus.

Meist schwingt hier wenig subtil auch ein Hierarchieaspekt mit. Ist letztendlich ähnlich wie früher mit den Firmenwagen. Biste was, dann kriegste was. Das mögen manche derer, die nichts kriegen, als ungerecht empfinden – nicht ganz zu Unrecht, wie ich meine. Durch ein solches Vorgehen wird aber nicht nur das Vertrauen in die Unternehmensführung, die Wertschätzung und das Gerechtigkeitsempfinden strapaziert – es wird auch enorm viel Potenzial verschwendet, was die Digitalisierungsstrategie des Unternehmens in Bezug auf Prozessoptimierung, Automatisierung und interne Kommunikation angeht. Dazu gleich mehr. 

Alle Mitarbeiter ins digitale Boot holen

„Non-Desk-Worker“, „Deskless Worker“, „Frontline Worker“, „Blue Collar Worker“ – während das Englische gleich eine ganze Reihe von Bezeichnungen bietet, gibt es außer dem simplen „Arbeiter“ leider keinen griffigen Begriff im Deutschen für die Belegschaft abseits der Bildschirmarbeitsplätze.

Man denkt vorrangig an die produzierende Industrie und den Einzelhandel. Gemeint sind aber schlicht alle Mitarbeiter, die nicht in Büro-, Handels-, Dienstleistungs- und ähnlichen Berufsbildern tätig sind: Handwerker, Mechaniker, Gebäudereiniger, Arbeiter*innen in der Fertigung, Packaging, Logistik, Gastronomie, Landwirtschaft, Metallverarbeitung, Bergbau und so weiter.

Digitalisierung der Non-Desk-Mitarbeiter und Arbeiter
Der Ausdruck „Blue Collar Worker“ bezieht sich ursprünglich auf Arbeitsbekleidung mit „blauem Kragen“.
Auch diese Arbeiterinnen und Arbeiter können sich digital im Unternehmen einbringen

Bei der Ausstattung mit Firmenhandys und Business-Tablets bleiben die Arbeiter gewöhnlich außen vor. Dabei bietet gerade hier das Firmenhandy – oder Tablet – eine relativ günstige Möglichkeit, den Digitalisierungsgrad nachhaltig zu steigern – und die Mitarbeiterzufriedenheit gleich mit.   

Auch Blue-Collar-Worker wollen ein Smartphone

Das hat zwei ganz einfache Gründe.

  1. Auch wenn man in der Fertigung steht, braucht man ein Smartphone. Privat braucht oder möchte nämlich heutzutage so gut wie jeder deutsche Erwachsene ein Smartphone.
  2. Ein privat nutzbares Firmenhandy oder Tablet ist als Mitarbeitervorteil relativ günstig, bietet aber weitreichende Möglichkeiten, um die Digitalisierung bei den Mitarbeitern zu beflügeln. 

Digitale Kommunikationskanäle für alle Mitarbeiter

Zunächst lassen sich über Smartphones spielend leicht unternehmensweite digitale Kommunikationskanäle etablieren. Sei es über fertige Tools wie Slack, sei es über eigene App-Entwicklungen des Unternehmens.

Mit einem Smartphone können plötzlich auch die Non-Desk-Mitarbeiter am Geschehen im Unternehmen einfacher und besser teilnehmen, hier einige Beispiele:

  • unternehmensweite oder gruppenspezifische Echtzeit-Kommunikation über Groups/Channels,
  • Aufbrechen kommunikativer Silos,
  • Aktivierung der Non-Desk-Mitarbeiter für digitale interne Kommunikation,
  • digitale Feedbackrunden ermöglichen Teilhabe an der Unternehmenskultur,
  • mehr Transparenz und Informationen über Unternehmensentwicklung,
  • mehr Interaktion = mehr Identifikation.

Die Kommunikation wird im Unternehmen insgesamt transparenter – und alle können sich beteiligen. Das schärft das Unternehmensprofil und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl („Community Building“).

Unternehmen können Angestellte zum Beispiel in Mitarbeiterumfragen um Rückmeldung bitten und damit Problemfelder und Pain Points der Angestellten leichter identifizieren und genauer gewichten.

Das Ziel bei einer solchen Themenerkennung ist natürlich stets, die Arbeiterschaft durch einen wertschätzenden Umgang zu binden und unnötige personelle Fluktuationen zu vermeiden.

Digitalisierung organisatorischer Prozesse

Auch die Organisation kann durch Smartphones einen echten Schub erleben: wiederkehrende Prozesse können automatisiert, händische oder papiergebundene Vorgänge digitalisiert werden.

Klassiker in diesem Bereich sind die Felder Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung. Mit den passenden digitalen Tools werden die Arbeitspläne und die Stundenabrechnungen einfach und schnell digital gefüttert und stehen in der Lohnbuchhaltung sofort zur Verfügung, Cloud sei Dank! Das leidige Ausfüllen von Urlaubsanträgen hat ebenfalls ein sofortiges Ende.

Digitale Kompetenzen der Mitarbeiter fördern – mit mobilen Endgeräten

Angenehmer Nebeneffekt: Durch das „Learning by Doing“ werden die digitalen Kompetenzen der Mitarbeiter systematisch geschult und Berührungsängste abgebaut.

Diensthandy als Benefit

In den Achtzigern war der PC das Mittel zur Digitalisierung: Man stellte sich einen riesigen Desktop-PC auf den Tisch und wurde produktiv. Das erreichte aber eben nur die, die eben auch einen Tisch hatten.

Voraussetzung ist natürlich auch heute noch, dass die Kolleg*innen mit funktionierender Hardware ausgestattet sind. Das Smartphone bietet die Möglichkeit, auch die „schreibtischlosen“ Mitarbeiter zu integrieren. Deshalb bieten zahlreiche Unternehmen ihren Angestellten auch schon Smartphones oder Tablets als Benefit an. Und deswegen vertrauen Thought Leader wie EY oder contentful schon auf everphone: Weil sie wissen, dass das Smartphone eine der Schlüsselkomponenten bei der Digitalisierung sein wird. Hier können Sie nachlesen, warum das Firmenhandy als Mitarbeitervorteil ein echter Renner ist.

Einige Unternehmen scheuen jedoch den organisatorischen und finanziellen Aufwand, der damit verbunden ist. Was dann? Kann ein Unternehmen seine Arbeiter*innen digital fördern, ohne Unsummen für die ja durchaus hochpreisigen Smartphones und Tablets auszugeben?

Ja, das geht. Prinzipiell gibt es hier zwei clevere Möglichkeiten.

1. Mitarbeiterzuzahlung

Warum die Angestellten nicht einfach an den Kosten für ein Firmengerät beteiligen? In unserem Phone-as-a-Service-Format Choose your own Device beispielsweise können sich Angestellte ihr Firmengerät selbst aussuchen – bei hochpreisigen Modellen wie dem iPhone 12 Pro Max müssen sie aber etwas zu den Kosten beisteuern. Das Firmenbudget bleibt so für alle Angestellten gleich – die Differenz zum jeweiligen Mietpreis zahlt dann jede/r selbst. Das ist übrigens auch dem Gerechtigkeitsempfinden in der Belegschaft zuträglich.

Der Clou: Da dieses Co-Payment in der Regel über eine Bruttoentgeltumwandlung umgesetzt wird, zahlen Angestellte extrem wenig für ein hochperformantes Smartphone oder Tablet ihrer Wahl. Apple oder Samsung? Das bleibt jedem selbst überlassen.

2. Privatgerät von der Firma

Eine weitere Möglichkeit ist ein Privatgerät, das zwar über die Firma gestellt, aber vollständig vom Nutzer bezahlt wird. Dies ist im Rahmen eines steuerlich begünstigten sogenannten Mitarbeiter-PC-Programms (MPP) möglich.

Selbst wenn die Geräte nur für eine private Nutzung vorgesehen sind, steigt der Digitalisierungsgrad der Mitarbeiter durch den Umgang mit der aktuellen Technik und den entsprechenden Apps. Weiterer Vorteil: Angestellte können die begünstigten Geräte nicht nur für sich, sondern auch für Familienmitglieder beziehen. So sparen sie gleich doppelt oder dreifach.

Auch everphone bietet ein solches MPP an. Das MPP von everphone heißt everphone Plus und bietet eine Auswahl beliebter Smartphones, Tablets, Wearables (Smart Watches) und Zubehör, die bei den teilnehmenden Unternehmen in einer webshop-artigen Oberfläche zur Verfügung gestellt wird.

zu everphone Plus

Fazit: Digitalisierung der Non-Desk-Worker

Unternehmen haben viele Möglichkeiten, den Digitalisierungsgrad der Belegschaft zu erhöhen. Dass dies extrem wichtig ist, zeigt sich schon durch einen kurzen Blick auf die Zahlen: Es gibt in Deutschland viermal so viele Non-Desk-Worker wie Büro- und Wissensarbeiter – die digitale Transformation muss also aus dem „Silo Office“ schnellstmöglich raus.

Smarte mobile Endgeräte wir das Smartphone oder Tablet bieten eine gute Möglichkeit, bei der Digitalisierung der Deskless Worker anzusetzen, ihnen das Arbeitsleben zu erleichtern und sie besser im Unternehmen einzubinden. Also: einfach mal machen.


Weitere Informationen finden Sie auch in unserem kostenlosen Whitepaper über MPPs.

Mitarbeiter-PC-Programm


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Themen:InsiderEmployer BrandingProduktivität

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