Mit Entgeltumwandlung zum Smartphone

von Robert Nagel, am 2.6.2021

Smartphones und Tablets werden als Mitarbeiter­vorteil immer beliebter. Allerdings werden die hoch­wertigen Geräte auch immer teurer. Eine steuerbegünstigte Entgeltumwandlung aus dem Bruttolohn hilft dabei, die mobilen Endgeräte als Incentive für Angestellte und Unternehmen gleichermaßen erschwinglich zu halten.

Entgeltumwandlung Firmenhandy Bruttogehalt

Was ist eine Entgelt­umwandlung?

Unter einer Entgeltumwandlung im weiteren Sinn versteht man die Umwandlung von Geld- in Sachlohn. Umgesetzt wird dies über das Einbehalten eines Teil des Gehalts durch den Arbeitgeber, um damit bestimmte Sachleistungen zu (co-)finanzieren. Der Begriff taucht auch als Bruttolohnumwandlung, Lohnumwandlung, Bruttogehaltsumwandlung, Bruttogehaltsverzicht  oder Gehaltsverzicht auf. Die letzten beiden Bezeichnung sind einigermaßen irreführend, da Angestellte bei einer Entgeltumwandlung ja auf nichts „verzichten“, sondern durchaus eine Leistung für das einbehaltene Bruttoentgelt erhalten.

Entgeltumwandlungen sind den meisten Arbeitnehmer*innen durch die betrieblichen Altersvorsorge bekannt. Entgeltumwandlungen gibt es aber auch zum Beispiel bei Dienstwagen oder Kindergartenplätzen.

Entgeltumwandlung bei Tele­kommuni­kations­geräten

Ebenso ist eine Entgeltumwandlung auch bei technischen Geräten wie Smartphones und Tablets möglich. In jedem Fall ist die Entgeltumwandlung staatlich gefördert, beispielsweise durch Zuschüsse oder Steuervorteile. Dies liegt daran, dass dies bewusst geschaffene Anreizprogramme sind, zum Beispiel, um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu fördern. Unternehmen können damit auf die Bedürfnisse ihrer Angestellten eingehen (Altersvorsorge, Kinderbetreuung, Mobilität) und diese Leistungen auch als Mitarbeitervorteil im Employer Branding kommunizieren.

Mehr Infos über die steuerlichen Begünstigungen und die rechtlichen Grundlagen finden Sie in unserem kostenlosen Whitepaper: Hier geht's zum Download.

Überlassung von Tele­kommuni­kations­geräten ist steuer­frei

Unter „Telekommunikationsgeräten“ versteht der Gesetzgeber in diesem Zusammenhang „betriebliche Datenverarbeitungsgeräte und Telekommunikationsgeräte sowie deren Zubehör, (...) zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen.“ 

Smartphones und Tablets als Incentive

Smartphones, Tablets und Zubehör (also zum Beispiel Headsets, Smart Covers, Keyboards etc.) gehören zu den steuerlich begünstigten Geräten. Es muss sich aber um „betriebliche“ Geräte handeln – reine Entertainment-Geräte wie Spielekonsolen sind damit ausgenommen. Das heißt im Umkehrschluss: Smartphones und Tablets können per Entgeltumwandlung finanziert und steuerlich begünstigt werden. Das ist auch sinnvoll, denn diese Mitarbeitervorteile werden immer beliebter, sodass man mittlerweile von einer regelrechten Erwartungshaltung der Angestellten sprechen kann. Woran liegt das?

Warum sind Smartphones oder Tablets als Mitarbeiter­vorteile so attraktiv?

Die Gründe hierfür sind eigentlich ganz einfach:

  1. Fast jeder Erwachsene in Deutschland möchte heutzutage ein Smart Device nutzen.
  2. Die Rolle des Smartphones wird mit steigendem Digitalisierungsgrad immer wichtiger. Mittlerweile werden über das Handy nicht nur Kontakte und Termine organisiert, sondern auch Versicherungen abgeschlossen, Urlaube gebucht, Bücher gelesen, Fitnessprogramme gestartet und Musik gehört; das Smartphone ist zur zentralen technischen Komponente im beruflichen und privaten Alltag geworden.
  3. Hochwertige Geräte werden mit jeder Generation teurer, je nach Prozessor, Speicher und Ausstattung. Beispiel: Die aktuellen iPads Pro 12,9" (5. Generation) gehen in der größten Speichervariante für sagenhafte 2.579 Euro über den Ladentisch. Aber nicht nur die notorisch teuren Apple-Geräte kosten viel, auch Flaggschiff-Geräte und die gehobene Mittelklasse von Samsung, Nokia, Huawei oder Xiaomi kosten heute schnell deutlich mehr als 1.000 Euro.

Wie funktioniert eine Entgelt­umwandlung?

Der Anreiz, Smartphones und Tablets vergünstigt zu beziehen, ist also hoch. Wie funktioniert das mit einer Entgeltumwandlung? Prinzipiell behält der Arbeitgeber bei einer Entgeltumwandlung einen vereinbarten Teil des Bruttogehalts ein. Herkömmlicherweise wurden die Geräte einfach gekauft, dem Angestellten überlassen und als „geringwertige Wirtschaftsgüter“ auf der Unternehmensseite abgeschrieben. Mittlerweile handelt es sich bei den Überlassungen aber meist um Leasingkonstrukte, bei denen der Mitarbeiter die Geräte für eine festgelegte Zeit (meist 24 Monate) least.

Mit everphone gibt es aber auch noch eine dritte Möglichkeit, un zwar im Rahemen einer langzeitmiete, die sich grundlegend von einem Leasingkonstrukt unterscheidet.

Dabei gibt es im Rahmen von „Phone as a Service“ grundlegend zwei Varianten mit Entgeltumwandlung: die Überlassung 1. als Firmengerät und 2. als Privatgerät.

1. Firmengerät mit Choose your own Device (CYOD)

Hier erhalten Angestellte ein Firmengerät, das sie sowohl beruflich als auch privat nutzen dürfen („Mischnutzung“). Bei unserer Langzeitmiete „Choose your own Device“ können Angestellte dabei selbst entscheiden, welches Smartphone-oder Tablet-Modell sie nutzen möchten: iOS oder Android? Groß oder klein? Der Nutzer wählt.

Apple vs. AndroidiPhone oder Android-Phone? Am besten entscheiden das die Nutzer*innen selbst

In der Regel legt das Unternehmen ein fixes Budget für Nutzer oder Nutzergruppen fest. Ist der monatliche Mietpreis höher als das festgelegte Budget, übernimmt der Mitarbeiter die Differenz. Diese Übernahme kann als Entgeltumwandlung aus dem Bruttolohn umgesetzt werden, solange keine tariflichen, vertraglichen oder anderen organisatorischen Hindernisse dem entgegenstehen. 

  • Vorteil für Arbeitnehmer*Innen: Sie zahlen aufgrund des reduzierten Bruttogehalts weniger Steuern.
  • Vorteil für das Unternehmen: 100 % Kostenkontrolle und ein sehr begehrter Mitarbeitervorteil.
  • Vorteil für die Umwelt: Nutzer benötigen kein zweites Firmen- oder Privatgerät mehr. 🌳
  • Voraussetzungen: Angestelltenverhältnis und Entgeltumwandlung möglich

2. Als Privatgerät von der Firma

Die zweite Möglichkeit besteht in der Überlassung von Geräten zur privaten Nutzung. Grundlage hierfür sind die sogenannten „Mitarbeiter-PC-Programme" (MPPs), die auf eine Initiative der Bundesregierung zur Steigerung des Digitalisierungsgrads aus dem Jahr 2006 zurückgehen.

Das Prinzip ist einfach: Mitarbeiter*innen eines Unternehmens können über den Arbeitgeber IT-Geräte wie Desktop-PCs, Smartphones oder Tablets für den privaten Gebrauch beziehen – und zwar steuerfrei.

Entgeltumwandlung Smartphone
Die Umsetzung eines Mitarbeiter-PC-Programms wird von einer Vielzahl von Dienstleistern angeboten. Auch everphone bietet mit dem Vorteilsprogramm everphone Plus ein MPP an.

Oft sind die MPPs als Leasingkonstrukte aufgezogen. Mit everphone Plus verfolgen wir mit einer Langzeitmiete allerdings einen anderen Ansatz, bei welchem wir den Nutzern den bestmöglichen Service bieten wollen und uns beispielsweise auch um defekte Geräte kümmern. (Lesen Sie hierzu auch: Unleasing – die Zukunft im IT-Procurement.)


Meistens wird eine Geräteauswahl in einer Art Webshop-Oberfläche bereitgestellt. Die Nutzer wählen ihr Wunschgerät, der Webshop gibt die Verrechnungsdaten an die Lohnbuchhaltung weiter und der entsprechende Betrag wird vom Bruttoentgelt einbehalten.

Der Clou: Die im Rahmen eines MPPs ausgegebenen Geräte sind ausdrücklich steuerfrei. Grundlage hierfür ist das Einkommensteuergesetz (EStG), im Einzelnen der Paragraph 3 Nummer 45.

Vorteile für Arbeitnehmer*innen

  • Kostenreduzierung
    Abhängig von Steuerklasse, Einkommenshöhe und Bundesland bezahlen Arbeitnehmer nur etwa die Hälfte des Kaufpreises – günstiger kommt man als Verbraucher kaum an die Geräte!
  • Kostenverteilung
    Es sind nicht nur weniger Kosten, sondern diese verteilen sich auch noch auf den Nutzungszeitraum (meist 24 Monate)
  • Sonderkündigungsrecht
    Endet der Arbeitsvertrag, haben Angestellte bei everpone Plus ein Sonderkündigungsrecht und können auf Wunsch die Nutzung beenden.
  • für alle verfügbar
    Dieser Mitarbeitervorteil ist für alle Angestellten verfügbar, unabhängig von Gehaltsstruktur, Betriebszugehörigkeit oder der Erfordernis eines Firmengeräts für den Job.
  • mehrere Geräte buchbar
    Angestellte können dieses Angebot auch für Familie und Freunde nutzen. In Zeiten von Home Schooling eine günstige Variante, um an Endgeräte für die Kids zu kommen oder Oma mit einem Tablet auszustatten.

Vorteile für Arbeitgeber

  • nahezu kostenneutral
    Bis auf minimale Aufwände bei der Bereitstellung erzeugt dieser Vorteil keinen Overhead: Die Abwicklung übernehmen vollständig Dienstleister wie everphone.
  • gerecht
    Smartphones per Entgeltumwandlung können alle Angestellten gleichermaßen haben.
  • Mitarbeiterbindung
    Smartphones und Tablets von der Firma fördern die Bindung der Mitarbeiter*innen an das Unternehmen und motivieren.
  • Personalmarketing
    Smartphones als Incentive lassen sich prima für das Employer Branding nutzen.

Entgeltumwandlung: Smartphones zum halben Preis

Grob überschlagen kann man sich merken, dass im Falle einer Entgeltumwandlung die Mitarbeiter nur etwa die Hälfte des regulären Kaufpreises aufbringen müssen. Das ist natürlich ein sehr starker Anreiz für die Angestellten, MPP-Programme wie everphone Plus tatsächlich auch zu nutzen. Ist dann noch ein hohes Service-Level inkludiert, das beispielsweise den Austausch defekter Geräte bereits beinhaltet, wird der Benefit endgültig zum „No-Brainer“. Entsprechend gut werden die Angebote in aller Regel angenommen – und von „Verzicht“ redet zum Schluss niemand mehr.

Weblinks: Entgeltumwandlung

Mitarbeiter-PC-Programm


Bitte bewerten Sie unseren Artikel!
 
Themen:InsiderChoose Your Own Device

Kommentare