Telekommunikations-Kostenmanagement: drei kritische Kostentreiber

von Falk Sonnenschmidt, am 15.6.2020

Geschäftskunden in Deutschland beschweren sich über die enorm hohen Ausgaben für Telekommunikation. Zurecht. Deutschland steht in Europa an zwanzigster (!) Stelle, weit abgeschlagen hinter den Nordischen Ländern, den Baltischen Staaten und den Niederlanden. Warum ist das so?

Kostenmanagement Mobilfunk

Inhaltsverzeichnis

Dieser Artikel ist lang. Er beinhaltet:


Telecoms-Kostenkategorien

Los geht's! Wenn man die Kostenkategorien beim Mobilfunk auf Monatsbasis gegenüberstellt, wird deutlich: Hauptkostentreiber sind mit Abstand die Tarifausgaben. Bricht man die Kosten für die Smart Devices selbst auf Monatsbasis herunter, betragen diese nur ein Viertel der Tarifkosten. Servicekosten (Smart-Device-Logistik und Installation) belaufen sich sogar auf weniger als zehn Prozent der Tarifausgaben.

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Dabei sollten gerade die Tarifkosten mit den stetig fallenden Preisen für Daten- und Telefonieoptionen eigentlich sinken. Kein Wunder also, dass Mobilfunkanbieter scheinbar attraktive Rabatte auf Devices geben, um damit ihre hohen Tarifeinnahmen abzusichern.

Kosten für Telko in Europa

Tarifausgaben bleiben hoch in Deutschland

Wie verhält sich eigentlich der Markt? Tendenziell stagniert in den letzten beiden Jahren das verbrauchte Volumen an Tele­kommunikations­dienstleistungen in Groß­unternehmen: Viele haben ihre Angestellten bereits mit 5-Gigabyte- oder sogar 10-Gigabyte-Flatrates versorgt, eine weitere Steigerung der Datenvolumen ist bisher für Geschäftszwecke nicht nötig.

Die Preise für Daten und Telefonie fallen kontinuierlich. Trotzdem bewegen sich in deutschen Unternehmen die Preisniveaus durchgehend auf erfreulich hohem Niveau – erfreulich natürlich nur aus Sicht der Mobilfunknetzbetreiber und Provider.

Geschäftskundenpreise vs. Endverbraucherpreise

Während im B2C-Markt Flatrates mit fünf Gigabyte High-Speed-LTE schon für zehn Euro zu haben sind, belaufen sich Tarifkosten im Enterprise-Bereich häufig auf 60 oder gar 80 Euro pro Nutzer und Monat. Aus Gesprächen mit vielen IT-Verantwortlichen und Einkäufern wissen wir: Das Verhältnis von Tarifkosten zu den anteiligen Gerätekosten liegt bei etwa 4:1 – trotz vermeintlicher Bundle-Schnäppchen und Techfund-Vereinbarungen (dazu gleich mehr). 

Telekommunikationskosten-Management schafft Abhilfe

Gleichzeitig sehen wir einen Anstieg bei der Zahl der Mitarbeiter, die mit Mobilgeräten ausgestattet werden sollen. Der drohenden Kostenexplosion sollten Unternehmen deswegen unbedingt ein stringentes Telekommunikations-Kostenmanagement entgegenstellen. 

Was gibt es dabei zu beachten? Wir adressieren bei unseren Kunden immer drei Kostentreiber. 

Kostentreiber 1: Tarif- und Gerätebündelung („Bundle“) 

Telekommunikationsanbieter schnüren Pakete aus Smart Device und Tarif: oberflächlich betrachtet eine sinnvolle Kombination. Beim genauen Hinsehen ist der Nutzen allerdings zweifelhaft. Bei einem Großteil unserer Kunden ist der Tarifkostenblock drei- bis viermal so hoch wie die durchschnittlichen monatlichen Kosten für ein Device.

Tarife haben für Telekommunikationsanbieter die höchsten Margen. Daher geben sie großzügig Rabatte auf Smart Devices, um den Fokus vom eigentlichen Kostentreiber abzulenken und die hohen Tarifpreise abzusichern. An einer Änderung dieses Status quo haben sie naturgemäß nur wenig Interesse.

Unter diesen großzügigen Rabatten sind sogenannte „Techfunds“ für mobile Endgeräte besonders verbreitet. Ein attraktives Guthaben – bis dem Einkäufer klar wird, dass er diese als Kundenbindung getarnten Zahlungen durch das an den Techfund gebundene Verbleiben in einem überteuerten Tarif eigentlich selbst finanziert.

Gerade auf Apple-Devices gibt es sehr geringe Rabatte – wenn ein Angebot mit mehr als 15 Prozent Rabatt auf das Endgerät daherkommt, können Sie sicher sein, dass Sie an anderer Stelle zuviel zahlen.

Lesen Sie hierzu auch: 5 Fakten über Mobilfunktarife, die Ihnen die Mobilfunkanbieter lieber verschweigen

Locked-in: im Business-Tarif verhaftet

Sobald Unternehmen sich für ein Bundle entscheiden, sind Einkäufern die Hände gebunden. Sie können die Tarife nicht nachverhandeln, weil sie dann den Techfund verlieren. Gleichzeitig hängt die Device-Versorgung ihrer Mitarbeiter durch das Bundle nun auch am Telekommunikations­unternehmen. Dieses Dilemma lässt dem Einkauf letztendlich nur noch wenig Handlungsspielraum.

Old chess clock
Bei der Beschaffung von Mobilfunktarifen sollte jeder Zug geplant sein

Vier von fünf DAX-Unternehmen kennen das Problem bereits: SmartphonesTablets und Tarife werden daher konsequent getrennt eingekauft. Das schafft den Raum für Nachverhandlungen, den die Nutzung von Bundle-Angeboten nicht zulässt.

So überrascht es nicht, dass Firmen mit einer Bundle-Nutzung Rahmenverträge seltener ausschreiben. Zweistellige Einsparungspotenziale durch fallende Preise bei Datenvolumen und Telefonie werden dadurch einfach liegen gelassen.

Unsere Empfehlung: „Unbundling“. Trennen Sie Device und Tarif und verhandeln Sie mit Ihrem Anbieter. Wenn Sie eine Einschätzung brauchen, was möglich ist, rufen Sie uns einfach an. 

Tipp: Regelmäßige Ausschreibungen

Sollten Sie Ihren Vertrag bereits verhandelt haben, setzen Sie sich einen Erinnerungstermin in den Kalender: Es gibt eine drei- bis sechsmonatige Kündigungsfrist vor Ablauf des Rahmenvertrags.

Für jedes ambitionierte Telecom Expense Management (TEM) sind die Ausschreibungen ein essentielles Instrument. Mobilfunkleistungen sollten alle 24, spätestens aber alle 36 Monate ausgeschrieben werden. Die Ausschreibungen sind der größte Kostenhebel, weil nur diese es diese es ermöglichen, von den aktuelleren, günstigeren Mobilfunkverträgen am Markt zu profitieren.

Bei Ausschreibungen mit Anbieterwechsel dürfen Firmen neben den Tarifeinsparungen übrigens auch auf signifikante Einmalzahlungen hoffen. Sollten Sie Fragen haben, wie Sie solche Verhandlungserfolge erzielen können, stehen wir Ihnen gerne mit Rat zur Seite: Schreiben Sie uns bei Bedarf einfach eine kurze Nachricht.

Wie hilft Telekommunikations-Kostenmanagement?

Wir empfehlen, diese Ausschreibungen über spezialisierte Unternehmen vorzunehmen. Denn die Spezialisten kennen den aktuellen Stand am Markt am besten und entlasten den Einkauf, der von diesem Commodity-Service erfahrungsgemäß nicht sehr schwärmt. Ein weiterer Vorteil: Die Telko-Spezialisten unterstützen bei der Zusammenstellung sinnvoller Tarifmodelle für individuelle Verbrauchsprofile.

Erfahren Sie hier mehr über B2B-Tarifbetreuung.

Kostentreiber 2: Flatrates

Eigentlich erstaunlich: Flatrates sollen ja eigentlich Kosten vermeiden. Tun sie aber meist nicht so, wie geplant. 

Welcome to the Jungle

Die Tarifstrukturen beim Mobilfunk sind bewusst komplex gehalten – sowohl im Konsumentenbereich als auch für Business-Tarife gibt es einen unübersichtlichen Tarifdschungel-Wirrwarr aus Monatsbeiträgen, Mindestlaufzeiten, Rabatten, Eskalationspreisen, Einmalzahlungen und Rahmenverträgen.

Fast unmöglich, hier alles im Blick zu behalten: Wann enden die Verträge? Wann werden Sie stillschweigend verlängert? Wann läuft der Rabatt ab?

Historisch hat diese Komplexität in vielen Unternehmen zu hohem Aufwand geführt. Die Tele­kommunikations­unternehmen reagierten darauf mit Flatrates: Pauschaltarife zu Fixpreisen, in denen „alles“ schon drin ist. So würde die Komplexität bei der Abrechnung reduziert. Klingt zu gut um wahr zu sein? Ist es auch.

Das Problem bei der Flatrate in Großunternehmen ist: Der Einkauf versucht oft, einen Mittelwert aus dem Verbrauch der stärksten und geringsten Nutzer zu verhandeln, so dass es weniger „Bill Shocks“ – hohe Rechnungsausreißer zum Beispiel für Datenpakete oder Roaming – gibt. In unseren Verbrauchsanalysen konnten wir feststellen, warum das problematisch ist: 

  • Mehr als 50 Prozent der Mobilfunknutzer im Unternehmen verbrauchen signifikant weniger Daten und Telefonie, als in der Flatrate vereinbart. Das Unternehmen überzahlt also den Verbrauch von mehr als als der Hälfte seiner Nutzer. Aber bietet die Flatrate dann wirklich Schutz vor Kostenexplosionen? Mitnichten.

  • Circa 30 Prozent der Nutzer verbrauchen mehr als das vereinbarte Datenvolumen. Hier bezahlen Unternehmen erneut zuviel, wenn nachgekaufte Datenpakete zur Mobilfunkrechnung hinzukommen.

  • Der größte Kostentreiber ist allerdings das Roaming. Roaming trägt zum Großteil der Bill Shocks bei. Ein paar Folgen der Netflix-Serie bei der Auslandsdienstreise, etwas Videotelefonie beim Projekt in Dubai – schon laufen enorme Kosten auf, die schnell in den vierstelligen Bereich gehen.

Wie hilft Telekommunikations-Kostenmanagement?

Es gibt spezielle TEM-Software und TEM-as-a-Service-Plattformen. Neben der kostenstellenbasierten Verrechnung ermöglicht eine TEM-Software auch die anonymisierte Auswertung des Verbrauchs auf SIM-Karten-Ebene. Datenanalysten optimieren damit monatlich alle Tarife innerhalb eines Rahmenvertrags: Vielnutzer bekommen den günstigsten Tarif für hohe Volumen und Wenignutzer den günstigsten Tarif für geringe Volumen. So können bis zu 45 Prozent der monatlichen Tarifkosten eingespart werden.

Um Roaming-Bill-Shocks zu vermeiden, kann die Plattform an die Reisebuchungsplattform angebunden werden. Mitarbeiter, die Flüge oder Hotels in hochpreisige Roamingländer buchen, bekommen automatisch eine Roamingoption hinzugebucht, für andere Mitarbeiter ist Roaming außerhalb der EU gesperrt und muss beantragt werden.

Kostentreiber 3: operative Komplexität, Verrechnung und Rechnungsprüfung

Eine weitere Hürde für Unternehmen ist die operative Komplexität. Das liegt an drei Faktoren:

  1. der steigenden Anzahl der SIM-Karten,
  2. der Umlegung von Kostenstellen und
  3. der Prüfung der Mobilfunkrechnungen. 

I. Anzahl der SIM-Karten steigt

Erstens sind Unternehmen mit einer stetig steigenden Anzahl mobiler Endgeräte und SIM-Karten (Enterprise Mobility Management) konfrontiert. Oft hapert es dabei schon an Grundlegendem, zum Beispiel das Wissen darüber, welche SIM-Karte von welchem Mitarbeiter genutzt wird oder ob auch SIM-Karten und/oder Geräte eventuell einfach ungenutzt im Schrank liegen.

Handynutzung Schrank-1Bei einer everphone-Umfrage im Jahr 2018 gaben 26 Prozent der befragten Unternehmen an,
ungenutzte Mobilgeräte einfach „in einen Schrank zu legen“.

Die Herausforderung, zahllose SIM-Karten verwalten zu müssen, wird sich mit den aufkommenden IoT-Applikationen („Internet der Dinge“) exponentiell verstärken. Wir sehen die Komplexität bereits heute: So verwenden etwa Wasserversorger mehrere zehntausend SIM-Karten in Wasserdrucksensoren.

II. Kostenstellen umlegen

Zweitens versuchen viele Unternehmen, ihre Telekommunikationskosten verbrauchsbasiert auf Kostenstellen umzulegen. Das Ziel ist meist, eine verantwortungsvolle Nutzung zu forcieren. Das kostenstellenbasierte Einpflegen der Tarife führt bei einer Flotte von mehr als 1.000 SIM-Karten allerdings zu hohem administrativen Aufwand. Jeder Schritt zur automatisierten oder ausgelagerten Tarifverwaltung ist daher hilfreich.

III. Mobilfunkrechnungen prüfen

Drittens: Auch bei der maschinellen Rechnungsstellung von Telekommunikationsanbietern passieren häufig Fehler, zum Beispiel weil SIM-Karten-Kündigungen nicht ausgeführt wurden oder Mehrkosten in Rechnung gestellt werden, die nicht verbraucht wurden.

Um Kosten zu reduzieren, müssen alle Mobilfunkrechnungen jeden Monat gegen die bezogene Mobilfunkleistung geprüft werden. Alle Fehlberechnungen sollten im Nachgang beim Telekommunikationsanbieter eingefordert und deren Erstattung nachverfolgt werden.

Telekommunikations-Kostenmanagement RechnungsprüfungMobilfunkrechnungen auf Fehler zu prüfen ist echte Detektivarbeit

Wie hilft Telekommunikations-Kostenmanagement?

Auch hier helfen TEM-Software und TEM-as-a-Service-Plattformen. Diese erleichtern es ungemein, Rechnungsdaten (Einzelverbindungsnachweis/EVN) von allen Telekommunikationsanbietern national wie international aufzuschlüsseln und verbrauchsbasiert auf Kostenstellen umzulegen.

Da sowohl Kosten- als auch Verbrauchsdaten anonymisiert ausgewertet werden können, ist eine Rechnungsprüfung dann mit wesentlich weniger Aufwand verbunden. Fehlbuchungen werden direkt beim Anbieter reklamiert und landen gar nicht erst im Zahlungslauf. Außerdem können ungenutzte SIM-Karten sofort identifiziert und deaktiviert werden. Alle geprüften Rechnungsdaten landen über eine Schnittstelle direkt im ERP.

Telefonkosten-Management-Projekte

Das war jetzt ja eine ganze Menge. Sind Sie noch bei mir? Wenn Sie Ihre Mobilfunkkosten in der Zukunft strategisch senken müssen, fasse ich abschließend für Sie zusammen, welche Projektschritte dabei in der Regel notwendig werden. Dazu an anderer Stelle dann mehr. 

Projektieren Unternehmen eine Verbesserung ihrer Mobilfunkausstattung, erfolgen in der Regel folgende typische Projektschritte:

  • Ist-Analyse
  • Bedarfsanalyse
  • Lösungskonzepte (z. B. Tarifierungsmodelle, Beschaffungsmodelle, Outsourcing, Vertragsmanagement, ...)
  • Modellierung der Organisationsanpassungen
  • Pilotprojekt (z. B. Proof of Concept in einzelner Abteilung oder Niederlassung)
  • nach Validierung: globaler Roll-out

TEM-Software

Telekommunikations-Management kann durch spezialisierte TEM-Software unterstützt werden. Einen Überblick von TEM-Softwareanbietern finden Sie hier: https://www.capterra.com.de/directory/30112/telecom-expense-management/software

everphone betrachtet Ihre Mobilfunkstrategie ganzheitlich. Unser Ziel ist es, Aufwände in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu reduzieren und Kosten zu sparen. Neben der Firmenhandy-Miete bieten wir unseren Kunden auch einen Tarif-Service.

Schreiben Sie uns bei Bedarf einfach eine kurze Mail!


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Themen:InsiderBusiness-MobilfunktarifeProduktivität

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